Una de las preguntas más frecuentes en la gestión de almacenes de mantenimiento es: ¿cuándo debo reordenar esta refacción? Comprar demasiado pronto genera exceso de inventario y capital inmovilizado. Comprar demasiado tarde genera un desabasto justo cuando más se necesita.
El punto de reorden (ROP, por sus siglas en inglés: Reorder Point) es el nivel de inventario en el que debes colocar una orden de compra para que el material llegue antes de que el stock actual se agote. No es magia — es una fórmula que cualquier comprador puede aplicar con datos que ya tiene disponibles.
La fórmula base del punto de reorden
La fórmula estándar es:
ROP = (Demanda promedio × Lead time) + Stock de seguridad
Donde:
- Demanda promedio: Cuántas unidades consumes por período (día, semana, mes)
- Lead time: El tiempo que tarda el proveedor en entregarte el material desde que colocas la orden, expresado en el mismo período que la demanda
- Stock de seguridad: Las unidades adicionales que mantienes como colchón ante variaciones en la demanda o en el tiempo de entrega
El problema con las refacciones MRO: la demanda no es constante
A diferencia de los insumos de producción — donde la demanda es relativamente predecible porque está ligada al volumen de fabricación — las refacciones de mantenimiento tienen una demanda irregular. Un rodamiento puede consumirse 0 veces en 6 meses y luego 3 veces en 2 semanas. Un fusible puede irse en rachas durante períodos de alta carga.
Esto hace que la fórmula base sea insuficiente por sí sola. La solución es usar el historial real para estimar la demanda y dimensionar el stock de seguridad según la variabilidad que has observado.
Paso a paso: cómo calcularlo con datos reales
Paso 1 — Levanta el historial de consumo
Revisa las salidas del almacén para esa refacción en los últimos 12–24 meses. Si no tienes un sistema, usa las órdenes de trabajo o las facturas de compra como referencia. Registra cuántas unidades salieron cada mes.
Paso 2 — Calcula la demanda promedio mensual
Suma todas las unidades consumidas en el período y divide entre el número de meses. Ejemplo: si en 12 meses consumiste 9 unidades de un contactor, tu demanda promedio es 0.75 unidades/mes.
Paso 3 — Confirma el lead time real del proveedor
No uses el lead time nominal que el proveedor declara — usa el que realmente has experimentado. Si el proveedor dice «5 días hábiles» pero en promedio llega en 8, usa 8. Si tienes variabilidad alta (a veces 5, a veces 15 días), el lead time máximo que has observado es más relevante para el cálculo del stock de seguridad.
Paso 4 — Define el stock de seguridad
El stock de seguridad protege contra dos tipos de variación: demanda mayor a la esperada y entrega más tardada de lo esperado. Una forma práctica de calcularlo:
Stock de seguridad = (Lead time máximo − Lead time promedio) × Demanda promedio
O, si prefieres basarlo en la variabilidad de la demanda:
Stock de seguridad = Factor Z × Desviación estándar de la demanda × √Lead time
Para mantenimiento industrial, la versión simplificada (lead time máximo − promedio × demanda) es suficientemente precisa para la mayoría de los casos sin requerir estadística avanzada.
Ejemplo con números reales
| Parámetro | Valor del ejemplo |
|---|---|
| Refacción | Contactor 3P 40A (Schneider LC1D40) |
| Consumo últimos 12 meses | 9 unidades |
| Demanda promedio mensual | 0.75 unidades/mes |
| Lead time promedio del proveedor | 8 días hábiles (~0.4 meses) |
| Lead time máximo observado | 15 días hábiles (~0.75 meses) |
| Stock de seguridad = (0.75 − 0.4) × 0.75 | ≈ 0.26 → redondeado a 1 unidad |
| ROP = (0.75 × 0.4) + 1 | = 0.3 + 1 = 1.3 → reordenar cuando queda 2 unidades |
Resultado práctico: cuando el inventario de ese contactor llegue a 2 unidades, es momento de colocar la orden de compra. Con ese colchón, el material llegará antes de que se agote bajo condiciones normales de demanda y entrega.
Ajustes para refacciones de muy baja rotación
Para refacciones críticas que se consumen muy poco — por ejemplo, 1 o 2 veces al año — la fórmula de demanda promedio pierde precisión. En estos casos, el enfoque correcto no es calcular un ROP basado en consumo sino tomar una decisión de política de inventario basada en criticidad:
| Situación | Política recomendada |
|---|---|
| Refacción crítica, consumo <2/año, lead time >10 días, sin alternativa | Mantener 1–2 unidades en stock permanente (inventario de seguridad fijo) |
| Refacción importante, consumo <2/año, lead time <5 días | Stock cero — reordenar bajo pedido cuando se detecta la falla |
| Refacción crítica con proveedor de largo plazo de entrega (>30 días) | Stock basado en lead time × demanda máxima anualizada, revisión anual |
La revisión periódica del ROP
El punto de reorden no es un número que se calcula una vez y se olvida. Debe revisarse cuando cambian las condiciones que lo determinan: si el lead time del proveedor mejora o empeora, si el equipo entra en una fase de mayor desgaste, si se amplía o reduce la capacidad productiva. Una revisión anual de los ROP de los artículos más críticos es suficiente para la mayoría de los almacenes MRO.
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