El lead time es uno de los datos más importantes en la gestión de inventarios MRO — y uno de los más mal utilizados. En teoría, es simple: es el tiempo que transcurre desde que se hace el pedido hasta que el material está disponible para usar. En la práctica, hay al menos tres versiones distintas de ese número, y usarlas indiscriminadamente produce puntos de reorden incorrectos que generan tanto desabasto como exceso de inventario.
Las tres versiones del lead time que existen en la realidad
Lead time cotizado (o prometido)
Es el tiempo que el proveedor declara en la cotización: «entrega en 3 días hábiles». Es el número que la mayoría de los compradores usan como referencia porque es el más fácil de obtener — está en todos los documentos de cotización.
El problema es que es el dato menos confiable para calcular el inventario. El lead time cotizado es el tiempo bajo condiciones ideales: el artículo está en stock, el proceso de facturación es rápido, el transporte no tiene contratiempos. Rara vez se cumplen todas esas condiciones al mismo tiempo.
Lead time real (o histórico)
Es el tiempo promedio real que tardaron las órdenes anteriores, medido desde la fecha de emisión de la OC hasta la fecha de recepción del material en el almacén. Se calcula con el historial de órdenes de compra — no con lo que el proveedor dice.
Este es el dato que debe usarse para calcular el punto de reorden. Un proveedor que promete 3 días pero históricamente entrega en un promedio de 5.5 días no es un proveedor de 3 días — es un proveedor de 5.5 días, y el inventario debe calcularse en consecuencia.
Lead time efectivo (o de ciclo total)
Es el tiempo total desde que se genera la necesidad hasta que el material está disponible, incluyendo todos los pasos internos: tiempo para emitir la requisición, tiempo de aprobación interna, tiempo de cotización, tiempo de emisión de la OC, y finalmente el lead time del proveedor.
Este es el tiempo que realmente importa para la operación. Si el lead time del proveedor es 5 días pero el proceso interno agrega 3 días más (1 día para la requisición, 1 día para aprobación, 1 día para emitir la OC), el lead time efectivo es 8 días — y es ese número el que determina cuándo hay que reordenar.
Cómo calcular el lead time real con el historial de OC
El proceso es sencillo si se tiene acceso al historial de órdenes de compra:
- Extrae todas las órdenes del proveedor en el período que quieres analizar (mínimo los últimos 6 meses, idealmente 12).
- Para cada OC, registra la fecha de emisión y la fecha de recepción del material en almacén.
- Calcula la diferencia en días hábiles para cada OC.
- Calcula el promedio de todas las diferencias — ese es tu lead time real promedio.
- Calcula también la desviación estándar — eso te dice qué tan consistente es el proveedor.
Ejemplo con un proveedor real:
| OC | Fecha emisión | Fecha recepción | Días hábiles |
|---|---|---|---|
| OC-1041 | 03/ene | 08/ene | 4 |
| OC-1078 | 17/ene | 25/ene | 7 |
| OC-1112 | 02/feb | 06/feb | 3 |
| OC-1155 | 19/feb | 01/mar | 8 |
| OC-1203 | 10/mar | 15/mar | 4 |
| OC-1248 | 28/mar | 04/abr | 6 |
| Promedio | 5.3 días | ||
| Desviación estándar | 1.9 días | ||
Este proveedor promete «3 días» pero históricamente entrega en 5.3 días con una variabilidad de ±1.9 días. El punto de reorden calculado con 3 días subestima el tiempo real en casi 2.5 días — lo que para un artículo de alto consumo puede generar desabasto frecuente.
Cómo el lead time real afecta el punto de reorden
El punto de reorden (ROP) es el nivel de inventario al que hay que emitir una nueva orden para que el material llegue antes de que se agote. La fórmula básica es:
ROP = Demanda promedio diaria × Lead time real + Stock de seguridad
Si se usa el lead time cotizado (3 días) en lugar del real (5.3 días), el punto de reorden queda 2.3 días × la demanda promedio más bajo de lo que debería. Para un artículo con consumo de 2 unidades por día, eso significa que el ROP es 4.6 unidades menor — lo que resulta en desabasto casi garantizado en los meses en que el proveedor tarde más de 3 días.
Señales de que el lead time que usas está desactualizado
- Desabasto frecuente de artículos que teóricamente deberían reponerse a tiempo
- El proveedor entrega «tarde» con regularidad pero el lead time en el sistema no cambia
- Los puntos de reorden se calcularon hace más de un año y no se han revisado
- Se usa el mismo lead time para todos los artículos de un proveedor, independientemente de si los tiene en stock o los fabrica bajo pedido
Una revisión anual del lead time real de los 10–15 proveedores más importantes, calculada con el historial de órdenes, suele revelar diferencias significativas respecto a los datos que se están usando — y permite ajustar los puntos de reorden para que realmente funcionen.
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